良い英文レターの書き方

1. レターは簡潔に

レコメンデーションレター
(サポーティングレターや
カバーレターとも呼ばれます)は、
数あるビザ申請書類の中で
最も重要であり、
また作成するのが
最も難しい書類です。

ビザ申請書DSー160や、
他の申請書類は書式スタイルになっていて、
質問された事項に答える形式なので
比較的容易に作成できます。

しかし、
レターは
形式が与えられておらず、
何ページかの白紙を
説得力あるレターに変えるという
プロデュース能力が要求されるのが
難しい理由です。

それでは、
良いレターの書き方について
秘訣をご説明します。

レターの目的は、
領事に十分な情報を提供し、
それに基づいて
申請者がアメリカビザを
申請・取得する資格が
あるかどうかを
スピーディーに判断して
貰うことにあります。

領事は非常に多忙で、
一つのケースの審査時間は
6~7分しかありません。
忙しい領事は、
先ずレターを読み、
状況が理解できれば、
すぐにビザを
承認することが出来ます。

ビザを承認する場合は
数分で1件を処理することができます。

しかし、
拒否の場合は、
拒否の理由を述べた書類を
申請者宛に
領事が作成しなければならず、
追加書類を請求するのも
事務的な負担になります。

また、
企業から再度送られて来る
追加説明のためのレターや
エビデンスを読む時に
最初のレターを
読み直さなければなりませんから、
二度手間、三度手間になります。

必要十分な情報が
盛り込まれたレターは
領事の仕事を
助けているとも言えます。

ですから、
レター作成者が
最も留意しなければならないことは、
領事が判断し易いように、
簡潔なレターを作成することです。

「簡潔なレター」とは、
必要なことは全て書き、
必要でないことを
くどくどと書かないレターのことです。

レターの中で、
先ず日本の親会社、
そしてアメリカの現地法人の
信用度を説明します。
世界的に有名な企業であれば
詳しく説明する必要はありませんが、
一般的には、

創業年度、
資本金、
売上、
従業員数、
事業所数、
事業内容、
主要なテクノロジー、
アメリカに進出した動機

などについて
領事に理解を得られるように
詳しく述べる必要があります。

一般的な企業が
新規に申請する場合は、
その企業の長期的信用度を
領事に理解、納得して貰うことが
非常に重要ですから、
この部分が長くなっても
「簡潔」の条件から
外れることはありません。

2. レターは正直に、誠実に

査証申請書(DS-160)には

「犯罪歴がありますか」、
「麻薬常習者ですか」、
「テロ団体の一員ですか」、
「ナチス政府に協力したことがありますか」

などの
恐ろしい質問に交じって

「不正にまたは故意に事実を偽って
査証を取得しようとしたことがありますか」

という質問があります。

ウソつきに対して
犯罪者やテロリストなどと
同列の厳しさで当たるのが
アメリカ移民国籍法の
際立った特徴です。

ですから、
レターを作成する際、

絶対にウソをつかないこと


肝に銘じるべきです。

誠実さは
レターの最も重要な条件です。

いつも誠実なレターを
提出している企業は、
知らず知らずのうちに
米国大使館との間に
強い信頼関係が
築かれて行くでしょう。

申請者の
クォリフィケーションが弱い場合、
経歴を偽りたいという
誘惑にかられるかもしれませんが、
レターでは絶対に
虚偽を述べてはいけません。

虚偽を含んだレターは、
どこかに矛盾がありますから、
審査のプロである領事は

「何かおかしい」

と感じ始めます。

領事がいったん疑いを持つと、
強い疑惑や不信感を持って
レターをもう一度読み直し、
追加書類の提出を求めたり、
レターの署名者を
面談に呼んだりといった
追及が始まります。

虚偽申請であることが確認されると
当然ビザは拒否されるばかりでなく、
虚偽のレターを書いた企業から
その後提出される申請は
全て厳しくチェックされるようになります。

虚偽申請が発覚したら、
申請者は
二度とアメリカに行けなくなります。
虚偽申請をした企業は
もちろんのことですが、
ビザ申請代行会社も、
最も大切なもの、

「米国大使館の信頼」

を失います。

誠実な姿勢で
レターを書くことも
非常に重要です。
アメリカEビザの
駐在員の「交替」を
例に取れば、
前任者のレターの
名前だけを入れ替えて
レターを作るのは
誠実な姿勢とは言えません。

なぜならば、
前任者が赴任した
4~5年前と比べると、
現地法人を取り巻く
産業環境や事業内容も
相当変わっているでしょうし、
日本人駐在員の位置づけも
変化している場合が多い筈です。

誠実なレターを書くには、
現地法人の現状を
米国大使館に
報告するような気持ちで
レターを作成すると良いと思います。

仮に
申請者の名前だけ
入れ替えたレターで
ビザが取得できたとしても
米国大使館の信頼感を
獲得したと言えるでしょうか。

そうではありません。
正直で誠実なレターこそ
最高のレターです。

3.良いレターを書くには移民国籍法や施行規則の正しい理解が必要(重要)

良いレターを書くには、
米国移民国籍法や
施行規則
(国務省施行規則、
移民局施行規則、
労働省施行規則など)の
正確で深い理解が必要です。

現地法人が大きい会社であれば、
社長や役員といった
“強い”申請者の
ビザが取れる確率は
非常に高いですが、
学校を出たばかりで
社歴の浅い
“弱い”申請者は
非常に難しいことは
誰にでも判断できます。

しかしながら、
高校を卒業して入社し、
その後一貫して
製造に携わって来た
「29才の申請者」
のような当落スレスレの
ケースにぶつかると
判断に迷うことになります。

そのような場合には
こちらをクリック

アメリカビザに
関係する諸法令を
深く理解すれば、
判断基準(合格ライン)が
正確に把握できますから
安心してレター作成に
取り組むことができます。

レターを書く人が
合格ラインを正確に把握していれば、
説得力あるレターを
書くことができます。

しかし、
合格ラインが見えないと
暗やみで鉄砲を
撃つような状態になり、
良いレターを書くことは困難です。

合否すれすれの
微妙な申請者の
レターを書く時は、
駐在員を
派遣しなければならない理由と、
申請者が選ばれた理由に
迫るのが核心です。

駐在員の派遣経費は
相当なものですが、
それでも敢えて
日本から社員を
派遣するのは
誰もが納得できるような
理由がある筈だからです。

また、
数人の候補者の中から
申請者が選抜されたのも
何か尤もな理由があるに
違いありません。

現地で未だ生産されていない
本社の製品を
現地法人に新たに導入し、
現地の従業員を
訓練するための派遣であれば
そのことを詳しく
説明すればよいでしょう。

申請者については、
社歴は浅くとも
その人以外に
必要な経験を持つ社員が
いなかったのかもしれません。

または、
現地法人で必要な分野の
知識、技術が
比較的新しい分野で、
若い人の方が
知識が豊富なのかもしれません。

「高校卒業で、
社歴は10年そこそこだから難しい」

と、
すぐに否定的な結論を
出すのは誠にもったいないことです。

申請者に
十分な社歴や学歴が
ないことを恐れず、
上記の申請者が
選ばれた理由を
勇気を持って
正面から説明すれば、
米国大使館も
事情を納得して
好意的に判断してくださる筈です。

良いレターはビザの取得確率を上げるだけでなく、
御社は大使館からの信頼を得ることができます。
良いレターで申請したいとお思いになりませんか?